استراتژی چیست؟
۸ دی ۱۳۹۴
چگونگی سازماندهی تیم‌های تجاری
۱۰ دی ۱۳۹۴

th (8)

مترجم: عاطفه قاسمی

تمامی اشخاص در داخل سازمان خود را در مسیر صحیح هدایت کنید.

تصور کنید که شما بخشی از یک گروهی از هواپیماهای شخصی هستید که قرار است از مکان‌های مختلفی به یک مقصد مشخص سفر کنند .هر خلبانی شخصا مسئول رسیدن به مقصد است، اما مشخص کردن یک مسیر صحیح و مفید برای هریک از خلبان‌ها عملا امکان پذیر نمی‌باشد. نقاط شروع بسیاری وجود دارد که زمان‌های تاخیر بسیار متفاوتی دارند، شرایط جوی نامساعد و مسیرهای انحرافی که ممکن است خلبان‌ها در مسیر خود با آن مواجه شوند.

در نتیجه برای نگه داشتن شما در مسیر صحیح تجهیزات ناوبری بسیار پیشرفته‌ای در اختیارتان گذاشته شده است . این تجهیزات این اطمینان را می‌دهد که اگر حتی هر خلبان به صورت مستقل عمل کند، تمامی این‌ها سرانجام به یک نقطه پایانی خواهند رسید.

چالش‌هایی که خلبان‌ها با آن مواجه هستند بسیار شبیه آن چیزی است که کارمندان در یک موسسه با آن مواجه هستند. استراتژی‌هایی وجود دارد که براساس آن همه کارمندان به یک مقصد می‌رسند، اگرچه آن‌ها همیشه تجهیزات مناسب همانند این را در اختیار ندارند که برای رسیدن به هدف کمک‌شان کند.

گاهی اوقات افراد،  گروه‌ها و یا حتی کل موسسه تا حدی از مسیر صحیح دور می‌شوند که این گونه به نظر می‌رسد که هدف نهایی موجود را نیز فراموش کرده‌اند.

سیستم‌هایی که به وسیله آن به موفقیت دست پیدا می‌کنید

در چنین مواقعی بسیار مفید می‌باشد که یک سیستمی جهت هماهنگ سازی بین بخش‌های مختلف موسسه و نگه داشتن  آن‌ها در مسیر درست وجود داشته باشد. نمونه ای از این سیستم‌ها Hoshin kanri می‌باشد که در سال ۱۹۶۰-۱۹۷۰ توسط ژاپنی‌ها توسعه یافته است. Hoshin kanri هم چنین فرایند Hoshin نیز گفته می‌شود، یک فرایند مفید جهت مدیریت فعالیت‌ها به سمت یک استراتژی ابتکاری و کلیدی می‌باشد. این رویکرد تمامی بخش‌های یک موسسه را برای دستیابی به یک هدف مهم تنظیم می‌کند.

فرایند Hoshin

Hoshin kanri   یک سیستم جهت برنامه‌ریزی استراتژیک است.

۱٫یک هدف کلیدی را انتخاب کنید.

۲٫برنامه را متناسب با هر سطح تطبیق دهید.

  1. برنامه خود را بر پایه دست یابی به پیشرفت اجرا، مرور و توسعه دهید.

 

یادداشت ها:

فرایند برنامه ریزی Hoshin  از سیکل  Plan-Do-Check–Act پیروی می‌کند. در حقیقت PDCA یک ابزار کارآمد است که برای ایجاد Hoshin Kanri به کار می‌رود.   PDCA یک روش کلی جهت پیشرفت مداوم است، که این دقیقا هدف برنامه ریزی Hoshin است. در ادامه نشان خواهیم داد که چطور مرحله‌های متنوع Hoshin Kanri  توسط PDCA  با هم تطبیق داده می‌شوند.

مرحله اول : تعریف کنید که به دنبال توسعه چه چیزی هستید.

این اغلب یک هدف استراتژیکی کلیدی می‌باشد که نیازمند تغییرات مهم در نحوه انجام فعالیت‌ها می‌باشد.

 

مرحله دوم : زیر مجموعه‌ای از اهداف را جهت رسیدن به هدف مورد نظر برنامه‌ریزی کنید.

-چه اهداف سازماندهی شده‌ای در طول یک سال برای دست‌یابی به هدفتان نیازمند می‌باشید؟

-در چه مناطقی ودر چه زمانی جهت حفظ کردن اهداف خود در مسیر صحیح بررسی ضروری می‌باشد؟

-چه نظارت‌هایی در مناطق مختلف می‌توانید به کار بگیرید تا این اطمینان حاصل شود که تمامی اهداف به موفقیت می‌رسند؟

-شما چگونه می‌توانید میزان پیشرفت خود را اندازه‌گیری و میزان موفقیت‌های خود را ارزش گذاری کنید؟

مرحله سوم: با برنامه موجود ارتباط برقرار کنید.

– اطمینان حاصل کنید که تمامی سطوح مختلف مؤسسه اهداف و دیدگاه شما را متوجه شوند.

– هر یک از بخش‌ها و تیم‌های مختلف موجود در سازمان،اهداف خود رابه گونه‌ای تنظیم کنند تا مستقیما با اهداف و زیر مجموعه‌ای از اهدافی که شما تثبیت کرده‌اید هماهنگ باشد.

– مطمئن شوید که مدیر بخش‌ها و گروه‌های مختلف اهداف خود را متناسب با به دست آوردن سود تطبیق دهد در نتیجه هر شخصی در قسمتی که در حال فعالیت می‌باشد مسئولیت خود را در رسیدن به این هدف می‌داند، فرایند Hoshin  اشخاص را بر اساس گزارش‌هایی که داده می‌شود  مدیریت می‌کند.

– در برنامه اجرایی خود برای هر مورد وظایف روشنی را تعریف کنید.

– مطمئن شوید که شما در تمامی موارد در طول برنامه با تمامی گزارش‌های موجود توافق کرده‌اید، و مطمئن شوید که این برنامه در نهایت شما را به سود می‌رساند.

مرحله چهارم : سیستمی را توسعه دهید که در آن اطلاعات بر مبنای نحوه نظارت شما جمع‌آوری شود، و سپس از آن استفاده کنید تا تغییرات به وجودآمده را مدیریت کنید.

آیا استانداردهایی که تعریف کرده‌اید درخور و مناسب می‌باشد؟

یک جدول جهت مرور ایجاد کنید:

-اهداف

-کسی که مسئولیت این اهداف را دارد

-زمان تعیین شده برای هریک از این‌ها

-المان‌های اجرایی

-مقصد نهایی

-نتایج واقعی

سپس از این جدول استفاده کنید تا اهداف خود را در جهت دستیابی به پیشرفت مدیریت کنید.

این مراحلی که در آن بررسی‌هایی صورت می‌گیرد این اطمینان را می‌دهد که برنامه شما در عمل کاربردی است.  و تنها مقصد جمع‌آوری گرد و غبار از روی قفسه نمی‌باشد تا جایی که این  گردوغبارها تمام شوند. برنامه‌ریزی Hoshin بر پایه ایده‌هایی است که به وسیله آن به اهداف استراتژیک خود دست پیدا می‌کنید، شرکت نیاز دارد تا همواره در حال ارزش‌گذاری باشد.

نکته:

در جدول مروری خودتان، هر تفاوتی بین هدف‌تان و عملکرد واقعی موجود را یادداشت کنید. این اطلاعات برای برنامه‌های بعدی مفید خواهد بود. چرا که برنامه ریزی Hoshin برای زمان‌های پیش‌رو نیز برنامه‌ریزی شده‌است. برنامه‌ای که برای این تعریف کرده‌اید می‌تواند برای سال‌های آتی نیز مفید باشد.

 

مرحله پنجم : نتایج خود را آنالیز کنید، ودر جایی که نیاز است اقدام مناسبی را اتخاذ کنید.

اگر هر گونه تفاوت بین آن چه که انتظار داشتید و آن چه که در عمل اتفاق افتاد وجود داشت، منبع این تفاوت‌ها را تشخیص دهید.  روی آنها بحث کنید، اقدام‌های مناسب را سازماندهی کنید و سپس همین اقدامات را اجرا کنید.

-چه اقداماتی صحیح می باشد؟

-چه اقداماتی اشتباه می‌باشد؟

-برنامه ریزی‌های مناسبی را در رابطه با مشکلات و فعالیت‌های تجاری خود انجام دهید.

-آیا معیار اندازه گیری مناسبی را در اختیار دارید؟

-چه اقدامات متفاوت و بهتری را برای رسیدن به مقصد در اختیار دارید؟

این مرحله از فرایند این اطمینان را می‌دهد که یک سیستم به صورت مداوم در حال توسعه می‌باشد. تا شرکت را درمسیر رسیدن به دیدگاه‌های خود حفظ کند. مرور برنامه خود تنها یکبار در سال نمی‌باشد، اما برای داشتن توسعه مداوم باید تشخیص دهیم که فعالیت‌های روزانه به چه شکلی انجام شود.

با وجود این مرحله مرور، شما می‌توانید مطمئن شوید که برنامه‌های شما به صورت مداوم بر اساس مواجه با تغییرات محیط می‌تواند تطبیق داده شود.

مرحله ششم : فرایند را تا آنجایی که نیاز است تکرار کنید.

این فرایند می‌تواند در یک سیکل بارها و بارها تکرار شود تا کیفیت تلاش‌های شما را به حداکثر برساند. این هم چنین می‌تواند در بخش‌های متنوع فعالیت‌های تجاری و گروه‌ها  مورد استفاده قرار گیرد تا اطمینان حاصل شود که اهداف یکسانی داشته باشد که متعهد به توسعه مداوم باشند.

نکات کلیدی

برنامه‌ریزی  Hoshin Kanri فرایندی را ایجاد می‌کند که در آن تمامی افراد داخل مؤسسه از مسیر کلی آگاه می‌باشند. که در نتیجه آن یک فرایند سیستماتیک ایجاد می‌شود که اهداف تمامی سطوح مؤسسه را با دیدگاه استراتژیک موجود تطبیق می‌دهد، در نتیجه می‌توان به استراتژی‌های کارآمد برای مؤسسه دست پیدا کرد.

براساس هر یک از  Management by Objectives و  Plane-Do-Check-act، برنامه‌ریزی Hoshin  یک روش بسیار قدرتمند است که انرژی سازمان شما را به سمت رسیدن به یک خروجی کارا هدایت می‌کند.

نتیجه‌گیری این فرایندها می‌تواند در حفظ برنامه‌ریزی‌های استراتژیک و ایجاد اطمینان در اینکه بین برنامه‌ریزی و نتایج واقعی تفاوت وجود دارد.

برنامه‌ریزی Hoshin تنها برای اجرای استراتژی‌های مؤسسه نمی‌باشد بلکه مدیران و رهبران گروه‌ها را در موقعیت ویژه و پیشرو قرار می‌دهد. چرا که برای توسعه برنامه‌های اجرایی تیم و برنامه‌های شخصی راهنمای بسیار خوبی خواهند بود.

منبع: Mindtools.com

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *