راهنمای گام به گام برای ایجاد جلسات بهتر

fix failure
چگونه شکست حاصل از یک مذاکره را بهبود بخشیم؟
۲۳ مرداد ۱۳۹۵
management
مدیران چگونه خودآگاه می‌شوند؟
۶ شهریور ۱۳۹۵

 من بارها به دلیل ارتباط نامناسب بین اختیارات و تعهدات تیم‌ها و لیست کارهایی که می‌بایست در جلسات به آن ها رسیدگی شود آشفته شده بودم. مثال مورد علاقه من فعالیت‌های تیمی شرکت‌ها است که بسیار علاقه دارند تا دیدگاه‌ها و برنامه‌های سازمان را با همکاری بین اعضای سازمان به طور منظم انتقال دهند. درحالیکه برای انجام این امر مهم تنها ۳۰ دقیقه در هفته را اختصاص داده بودند.

آن‌ها تنها نمونه نیستند. ناچارا تیم برای ارتباط بین ساختار جلسه (از نظرمحتوا، تعداد دفعات و طول جلسات)،  با برنامه هایی که نیاز است درجلسه به آن رسیدگی شود با شکست مواجه می‌شود. یک روش و دستورالعمل که برای تمام جلسات تیمی مناسب باشد به ندرت کارا می‌باشد.

چندین مرحله ساده وجود دارد که به شما کمک خواهد‌کرد تا ساختار جلسه را بهتر ایجاد کنید. من از مثال تیم رهبری در تاسیسات تولید استفاده خواهم‌کرد تا این فرایند را برای شما شرح دهم.

جلسات

در ابتدا وظایف تیم را تعریف کنید

موضوعاتی که یک شخص به تنهایی می‌تواند مسئولیت آن را بر عهده گیرد و بدون این که در جلسات مطرح شود آن را پیش برد راکنار بگذارید. به جای آن بر موضوعاتی تمرکز کنید که با مطرح کردن آن در تیم مسیر انجام کار تغییر خواهد کرد. تیم رهبری تولید بر روی موضوعاتی تاکید خواهد کرد که بر روی تمامی تاسیسات تاثیر خواهد گذاشت و موضوعاتی که این امکان وجود دارد تا به صورت فردی بررسی شود و یا توسط زیر گروه هایی از تیم انجام شود را تجزیه می کند.

دوم موضوعات را به طبقات مختلف تجزیه کنید

تا جلسات بر اساس محتوا و موضوع سازماندهی شوند. جلسات موثرتر خواهد شد زمانی که چندین موضوع مختلف با هم ترکیب شوند. چراکه زمانی که جلسات شروع می شود درمورد تغییر سرعت و یا موضوع بحث به خوبی عمل نمی شود. با تقسیم‌بندی بحث‌ها به دسته‌های مختلف مسائل را ساده‌ترکنید. تیم تولید می‌تواند بحث‌های عملیاتی در مورد خط تولید و یا نگرانی‌هایی که در نرخ تولید وجود دارد را از بحث‌‌هایی که در مورد پیشرفت و نگرانی‌های حاصل از معرفی یک خط تولید جدید به وجود می آید را از هم جداکند.

سوم تعداد دفعاتی که نیاز است به هر یک از این طبقات اختصاص داده شود و بر روی آن‌ها بحث شود را مشخص کنید

صحبت‌های کوتاه در مورد موضوعاتی که مربوط به آینده است( مانند تجدید نظر در مورد پروژه هایی که در ماه آینده اجرا می شود) نیاز است که به دفعات انجام شود. بحث‌های فوری کمتر می‌شود و تعداد دفعات صحبت کردن بر روی موضوع نیز کاهش می‌یابد. در عملیات تولید، جلساتی که مربوط به حوزه عملیاتی می‌باشد می‌تواند روزانه برگزار شود. در حالی که پروژه‌های بزرگ می‌تواند به صورت هفته‌ای یا ماهانه مورد بحث قرارگیرد.

چهارم زمان جلسات مختلف را تنظیم کنید

جلساتی که موضوعات مختلف دارند را به صورت جداگانه بررسی کنید. جلسات عملیاتی که به طور منظم برگزار می‌شود لازم است تا جایی که امکان دارد کوتاه و به روز باشد. جلسات استراتژیک به زمان بیشتری نیاز دارند چرا که موضوعات به شکلی است که باید فضا برای بحث در مورد اختلاف عقیده‌ها و کشف مسائل جدید وجود داشته باشد. تیم تولید می‌تواند هر روز صبح را با ۳۰ دقیقه برای گرفتن دستورات شروع کند و نصف روز را با جلسات هفته‌ای به ایده‌ها و برنامه‌های مهم اختصاص دهد.

پنجم برای موارد اضافی برنامه ریزی کنید

 اگر این امکان فراهم بود تا یک جلسه تاثیرگذار انتخاب کنم تا تقریبا تمام تیم‌ها را موثرتر کند، برنامه ریزی نقطه سرریزهای منظم در تقویم بود. یک فضایی ایجاد شود که در آن به مواردی که اضافه آمده‌اند و امکان بررسی آن‌ها در زمان اصلی وجود نداشته‌است پرداخته‌شود. این باعث می شود تا در انتهای جلسه به مواردی که باقی مانده است با عجله پرداخته نشود. هم‌چنین این امکان را کاهش می‌دهد که وقت افراد بر روی موضوعاتی که تنها نیازمند زیرگروه‌های کوچک برای بررسی آن‌ها هستند تلف شود. در واقع این نوع از موارد در صورت نیاز در نقطه‌های سرریز بررسی می‌شوند.

به دست‌آوردن یک دیدگاه که برای همه مناسب باشد راز جلسات تاثیرگذار می‌باشد. نتیجه آن بهتر است مجموعه ای از جلسات باشد که براساس اختیارات تیم شماست و از نظر تکرر و مدت زمان ، با محتوایشان مطابقت دارد. راه طولانی برای تنظیم‌کردن جلسات شمادر راستای رسیدن به موفقیت طی خواهدشد.

برای تیم‌های رهبری جلسات عملیاتی هفتگی، جلسات ماهانه ایجاد کسب و کار و جلسات سه ماهه در مورد دستورالعمل‌های استراتژیک کارایی خوبی دارد. حال به هریک از این جلسات به طور جزئی تر پرداخته می شود:

جلسات عملیاتی موثر

مقدار قابل توجهی از اطلاعات(مسائل به وجودآمده در ارائه خدمات و یا ایجاد تعادل بین برنامه ریزی موجود) وجود دارد که نیازمند پردازش می‌باشند، تا بخش به صورت پایدار اداره شود. این نوع مسائل نسبت به زمان حساس هستند و نیاز به فضایی دارند تا به طور موثر مطرح شده، روی آن‌ها بحث شود و آن‌ها را حل کرد. جلسات عملیاتی تماما به همین دلیل به وجود آمده‌اند.

بحث های جدی شما و تیمتان

جلسات

درمورد اهداف جلسات عملیاتی خود کاملا شفاف عمل کنید و موضوعات دیگر را در جلسه خود مطرح نکنید. جلسات، اطلاعات به روز را برای اعضای تیم فراهم می‌کند تا بخش خودشان را به طور موثر اداره کنند، دیدگاه‌های متضادی که در برخورد با نقش‌های مختلف به وجود می‌آید را تشخیص دهند و برنامه‌های عملیاتی را مرتب کرده و برای هر یک از اقدامات مسئولیت شفافی ایجاد کنند.

جلسه را با یک مقدمه از رهبرتیم که موضوع جلسه را بیان می‌کند شروع کنید که می‌تواند شامل هر یک از دستورالعمل‌های بالا باشد. سپس یک میزگرد ایجاد کنید تا مسائل و اولویت‌ها به دست آید. در طول میزگرد مسائلی که نیاز است در تیم مورد بحث قرارگیرد را مشخص کنید. زمانی که میزگرد به پایان رسید به سرعت مسائلی که با آن مواجه هستید را اولویت بندی کنید و از لیست اولویت استفاده کنید تا در زمان باقی‌مانده جلسه به آن‌ها بپردازید. روی مسائل کار کنید و بر روی برنامه‌های عملیاتی به توافق برسید.

زمان‌سنجی را تنظیم کنید و زمانی که ده درصد از زمان جلسه باقی‌مانده بود جلسه را متوقف کنید. زمان باقی‌مانده را به مرور موضوعات عملیاتی، تنظیم دستورجلسه برای جلسات هفتگی و تنظیم‌کردن پیام‌های ارتباطی اختصاص دهید. این نظم و ترتیب در انتهای جلسه شما را از اجرای بهتر برنامه‌هایتان پشتیبانی خواهدکرد.

جلسات ایجاد کسب و کار

در طی برنامه‌های منظم هفتگی یا روزانه تیم شما نیاز دارد تا جزئیات عملیاتی کار را کنار بگذارد و بر روی تجارت و کسب و کار وقت بگذارد. هدف از جلسات ایجاد کسب و کار تشخیص فرصت‌ها و افزایش قابلیت‌ها و یا ظرفیت‌های تیم، از بین بردن هر یک از موانع برای اجرای موفقیت آمیزتر، نظارت بر روی پیشرفت‌های به دست آمده و روش درست پروژه‌های پیش‌رو است. در مثال تولید این جا مکانی ایده‌‌‌آل برای صحبت‌کردن در مورد ایجاد خط تولید جدید و یا پذیرش سیستم مدیریتی با کیفیت است.

برخلاف جلسات عملیاتی که تنها در مواقع ضروری برگزار می‌شوند راز داشتن یک جلسه ایجاد کسب و کار که بهره‌وری بالایی داشته باشد این است که از قبل آماده شده باشد. در ابتدا یک دستورالعمل بر‌مبنای موضوعات شرکت‌کنندگان و موارد با ارزش مورد نیاز که باید اضافه شود را ایجاد کنید. (مسائل و مشکلات را تشخیص دهید، راه حل ها را بهبود بخشید و تصمیم‌گیری کنید). من به شدت توصیه می‌کنم تا یکی از اعضای تیم را مسئول موضوعات هر یک از دستورجلسات قرار‌دهید.  یک شخص را مسئول کیفیت بحث‌هایی که صورت می‌گیرد قرار‌دهید که می‌تواند شامل حقایق و اطلاعاتی باشد که  برای حمایت از بحث‌های موثرتر، در بین اعضای جلسه موردنیاز باشد.

لیست کارهایی که می‌بایست در جلسه به آن‌ها رسیدگی شود را با یک میزگرد شروع کنید. برخلاف بحث‌هایی که در جلسات عملیاتی صورت می‌‌گیرد از این میز‌گرد استفاده کنید تا اولویت‌ها، فرصت‌ها و نگرانی‌هایی که در بلندمدت و میان مدت وجود دارد را مشخص‌کنید. بعد از میزگرد پروژه‌های پیش رو را مرور کنید. تنها بر روی موضوعاتی متوقف شوید که تیم در مورد آن‌ها نگران است و نیاز است تا با آن‌ها برخورد شود سپس زمان را به فعالیت‌های کارا اختصاص دهید . این فضا محیط مناسبی است ، زمانی که منابع انسانی قصد دارد تا بر روی استعداد‌های موجود مروری داشته‌باشد و یا بخش مالی قصد دارد تا بودجه جدیدی را تقسیم‌بندی کند. یک نفر را مسئول میزان ارزشمندی هریک از بحث‌ها قرار دهید.

زمانی که آن مباحث مورد گفت وگو قرار می‌گیرند، زمان باقی مانده باید به مسائلی اختصاص داده شود که تیم شما نیاز دارد تا بر روی افزایش کارایی و میزان تاثیر بخشی آن‌ها بحث‌‌هایی صورت گیرد. این موضوعات ممکن است شامل: کارهایی برای بهبود نرخ ضایعات می‌توان انجام داد یا کاهش وقت‌های تلف‌شده در خط تولید باشد این بخش مهمترین قسمت جلسات ایجاد کسب و کار است چرا که تیم تمام توان خود را به کار می‌گیرد تا ببیند چگونه می‌توان سازمان را قوی‌تر کرد. دوباره با مروری بر مراحل بعدی و پیام‌های ارتباطی جلسه را خاتمه دهید.

جلسات دستورالعمل‌های استراتژیک

بین دو الی شش بار در سال تیم رهبریتان نیاز دارد تا توجه شما را از روی افق فکریتان کنار بگذارد و استراتژی‌هایتان را دوباره ارزیابی کند. این می‌بایست یک جلسه طولانی باشد تا زمان بسیاری را برای پیچ و خم های موجود فراهم آورد. طبق تجربه‌ی من جلسات دستورالعمل‌های استراتژیک در یک چهارم روز به خوبی کار می‌کنند. من اغلب این استراتژی را با یک استراتژی در حوزه اثربخشی تیم‌ها جفت می‌کنم و به یک استراتژی دو روزه بهره‌وری می‌رسم.

این جلسات باید تفاوت بسیاری با جلسات عملیاتی ( جایی که شما در حال مدیریت عملیات هستید) و یا جلسات ایجاد کننده کسب و کار (جایی که شما عملیات را بهبود می‌بخشید) داشته باشد. جلسات دستورالعمل‌های استراتژیک جایی است که بیشتربرروی پیشرفتی که قرار است در آینده ایجاد شود بحث می‌شود و کمتر در مورد پیشرفت‌هایی است که هم اکنون وجود دارد صحبت می شود. تیم رهبری تولید ممکن است سوال‌های مهمی مانند نحوه‌ی بهبود ظرفیت و یا سبک و سنگین کردن میزان انعطاف و یا کارایی را مد نظر قرار‌دهد.

اهداف جلسات دستورالعمل‌های استراتژیک شما بهتر است در مورد تغییرات مهم در محیط خارجی‌، پتانسیل تاثیرگذاری بر روی سازمان شما، نظارت بر شاخص‌های عملکرد طولانی مدت و تشخیص فرصت‌ها و مسائل باشد تا به ایجاد دیدگاه‌های جدید درباره‌ی نحوه‌ی دستیابی به اهداف و برنامه‌‌ها و شروع پژوهش‌های بیشتر کمک کند.

به عنوان مثال در جلسات ایجاد کسب و کار بسیار مهم می‌باشد تا زمان بسیاری در جلسه فراهم شود تا بر روی بحث‌های ارزشمند متمرکز شوند. در مقابل جلسات ایجاد کسب و کار در جلسات استراتژیک کمتر در مورد تصمیم‌گیری و انجام عملیات بحث می‌شود و بیشتر در مورد گسترش فکر تیمی کار می‌شود. و در پایان بهتر است انگیزه ایجاد شود تا پیشخوانی صورت گیرد. و اغلب بر روی اطلاعاتی که از منابع خارجی بوده اند و یا معیارهای داخلی که به دفعات بررسی نشده‌اند تاکید شود.

هرکجا امکان پذیر است جلسه را با هیجان‌زده‌کردن افراد شروع کنید. یک موضوع جالب، الهام‌بخش و یا تغییرچشم اندازی که احساسات را تحریک خواهد کرد پیدا کنید. لحن مکالمه خود را تغییر دهید. زمانی که تمامی افراد نشسته و به دقت توجه می‌کنند از آنها بخواهید درباره‌ی چشم اندازهایی متفاوت در دنیای بیرون بیندیشند و تنها بعد از آن باید توجه ها را به سمت به کسب و کارتان جلب کنید. با شاخص‌های کسب و کار سالم شروع کنید. آیا میزان سود ناخالص شما رو به کاهش است؟ آیا عملکرد زنجیره تامین شما نگران کننده است؟ رشد اصلی شما تا چه میزان خوب است؟ سرانجام شما تلاش می‌کنید تا تشخیص دهید که آیا مسیری که هم‌اکنون در آن هستید پایدار است و یا به حد کافی نوسان دارد.

اطلاعات اصلی و مهم را از داده‌های داخلی و خارجی به دست آورید. و لیست کوتاهی از اطلاعاتی که برای کسب و کار شما ضروری می‌باشد را ایجاد کنید. سپس تشخیص دهید چه کارهایی می‌بایست انجام شود تا بتوان در هر یک از این اطلاعات ضروری پیشرفت معنی‌داری ایجاد کرد. هدف در این مکان ایجاد یک برنامه تکامل یافته نمی‌باشد (شما اطلاعات مورد نیازتان را در اختیار ندارید). شما تنها خواستار جمع آوری ایده ها، تعریف آن ها و تشخیص افراد پشتیبانی هستید که تحقیقات بیشتری انجام دهند و با یکسری موارد پیشنهادی پیش شما برگردند. شما احتمالا ایده‌های بسیار بیشتری برای اجرای منطقی فعالیت‌ها به دست خواهید آورد. بنابراین مطمئن شوید که قبل از ترک جلسه مواردی از لیست اولیه جلسه که به آن نیاز ندارید را حذف کرده‌اید. دوباره نزدیک خلاصه ‌کردن موارد عملیاتی، صاحبان و برنامه‌هایی که نیاز به پیگیری دارند باشید.

داشتن ارتباط خارج از جلسات دستورالعمل استراتژیک به طور ویژه ای مهم می باشد (و اغلب تاثیرات بالایی دارد). بنابراین مشخص کنید چه چیزهایی برای گفتن آماده می باشد و چه چیزهایی نباید گفته شود و سپس برنامه‌ای را برای نحوه بیان کردن پیام مطرح کنید.

بسیاری از افراد در مورد تعداد جلساتی که در برنامه خود دارند شکایت می‌کنند. شما نگرانیتان به این شکل است که ممکن است با معرفی یک جلسه جدید شورش و اعتراض ایجاد شود. اما چیزی که افراد از آن خسته شده اند جلسات بدی می‌باشد که کسل کننده، تکراری و بی‌حاصل می‌باشند. آن‌ها به بحث‌های باارزشی علاقه‌مند هستند که کسب وکار را به سمت جلو پیش ببرد. شما بهبود قابل توجهی در بحث هایتان به وسیله مناسب کردن جلسات ایجاد خواهید کرد. بنابراین اهداف شما متناسب با محتوا، تعداد دفعات و طول جلسات تنظیم خواهد شد.

لینک مقاله اصلی 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *