راه‌کارهایی برای افزایش میزان فعالیت کارمندان توسط کارآفرینان

آنچه لازم است درباره ی تأمین مالی کسب و کارتان بدانید
۲۱ اسفند ۱۳۹۷
پگونه در کارآفرینی پیشرفت کنیم؟
چگونه می توان همزمان با پیشرفت بسیار سریع به موفقیت رسید؟
۲۰ اردیبهشت ۱۳۹۸

زمان مطالعه : ۷ دقیقه

 

اگر می‌خواهید برای کاری که علاقه دارید، وقت بیشتری بگذارید باید با داشتن نماینده راحت باشید.

 

 

 

 

اگر شما کسب‌وکاری را راه‌انداخته‌اید، باید کارهای زیادی را که حتی تصورش هم نمی‌کردید، انجام دهید.

فرض کنید شما کسب‌وکار نظافت سگ را آغاز کرده‌اید، شما ممکن است فکر کنید که تمام روز خود را صرف تمیز کردن سگ‌ها می‌کنید. اگرچه شما هم‌چنین باید حساب‌دار و بازاریاب نیز باشید، باید قرار ملاقات‌ها و فهرست اموال را نیز داشته باشید. در واقع شما وقت زیادی را روی این وظایف صرف می‌کنید تا وظیفه‌ای که در ابتدا به ذهنتان می‌رسد.

با وجود آن که آن بخشی از صاحب‌کار بودن است اما آن چیزی نیست که شما برایش تجارتی را شروع کرده باشید. شما باید زمان خود را صرف کاری کنید که به آن علاقه‌مندید، به همان میزان که باید روی فعالیت‌هایی که درامدزا هستند وقت بگذارید نه کارهایی که شخص دیگری هم می‌تواند انجام دهد. به همین دلیل است که نمایندگان وارد بازی می‌شوند.

نمایندگی یعنی انتقال یک مسئولیت به شخصی دیگر. برای مثال، صاحب کسب‌وکار نظافت سگ می‌تواند برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها و محاسبات مالی را به یک کارمند واگذار کند. بنابراین این کار باعث می‌شود که کارآفرین بتواند به نظافت سگ‌های بیشتری بپردازد که به معنای درآوردن پول بیشتری برای کسب‌وکارش است.

انتخاب نماینده، کار ساده‌ای نیست. مانند هر مهارت مدیریتی دیگر، این نیز باید تقویت شود. اگر درست انجام شود، تولید و فروش افزایش می‌یابد. با به خاطر سپردن این جمله، در ادامه به نکاتی برای کارآفرینان در انتخاب نماینده می‌پردازیم.

 

بی‌خیال شوید!

 

یکی از چالش‌برانگیزترین بخش‌ها در انتخاب نمایندگان است. به هرحال این کسب‌وکار شماست به این معنا که شما دلتان می‌خواهد که همه‌چیز قاعده‌مند پیش رود. حتماً بر این باور هستید که شما یک فرد ویژه و قدرت‌مند برای انجام هرکاری به صورت تک‌نفره هستید. امّا این امکان‌پذیر نیست و شما با این روش به مشکل برخواهیدخورد. به طوری‌که محیط پیرامونتان اعتماد و مدیریت‌های جزئی را از دست می‌دهد.

می‌دانم گفتن عبارت «بی خیال!» راحت‌تر از انجام دادن است ولی این اولین گام برای داشتن نماینده است. برای انجام این کار می‌توانید چند کار انجام دهید؛ یک وظیفه‌ی کوچک به کارمند خود بدهید و ببینید چه می‌کند. این کار ممکن است هرچیزی باشد مانند پاسخ‌دادن به تماس‌ها یا بررسی رقیب. هرگاه توانستید به او بیشتر اطمینان کنید، آرام‌آرام وظایف دشوارتری را به او بدهید.

اگر مطمئن نیستید چه کارهایی را به نماینده‌ی خود محول کنید، یک جدول اولویت‌بندی‌شده از وظایف داشته باشید. حداقل ۴ دسته برای درجه‌بندی دشواری هر وظیفه داشته باشید. وظایف نیازمند به مهارت‌های بالا باید دست خودتان باشد اما سایر وظایف می‌توانند محول شوند.

 

نیازها را تحلیل کنید.

 

شما همه‌ی کارها را محول نمی‌کنید. به همین دلیل باید زمانتان را دنبال کنید، این کار را می‌توانید به صورت دستی انجام دهید یا با نرم‌افزارهایی مانند RescueTime یا Timely با درک نحوه‌ی سپری زمان برای هر کار، می‌توانید بر این اساس، نمایندگان و وظایف را انتخاب کنید.

برای مثال اگر یک سرپرست احساس کند کار حساب‌داری بیشتر از آن‌چه باید از او وقت می‌برد، می‌تواند این کار را به یکی از کارمندان که به کار با اعداد علاقه دارد، بسپارد. این کار بار اجرایی را کاهش داده و به کارمندان کاری تعلق می‌گیرد که به آن علاقه دارند.

 

با دقت استخدام کنید.

 

یک عنصر کلیدی برای انتخاب نماینده این است که اطرافیانتان را با مهارت‌ها و دانش‌هایشان بشناسید تا بتوانید وظایف درستی را به آن‌ها محول کنید. شما نمی‌توانید کار حساب‌داری را به کسی که در ریاضیات قوی نیست محول کنید، فقط به آن دلیل که خودتان به این کار علاقه‌ای ندارید. این هردوی شما را به شکست سوق می‌دهد.

در فرایند استخدام، از تجارب و استعدادها و پیشینه نیز اطلاع کسب کنید. حتما در مورد داوطلب‌شدن‌های پیشین برای کارهای مختلف نیز از آن‌ها بپرسید، این‌ها به شما درکی از نقاط قوت و ضعف افراد می‌دهد.

نکته‌ی مهم این است که حتماً از این که چقدر می‌توانید به آن‌ها اعتماد کنید، مطمئن شوید؛ با پرسیدن پرسش‌های مختلف، ببینید در هر شرایطی به چه میزان توانایی اداره کردن امور را دارند.

همچنین به تیم فعلی خود نیز توجه داشته باشید. اگر فکر می‌کنید در حال حاضر گزینه‌ی مناسبی برای امور حساب‌داری در تیم ندارید، در هنگام جذب نیرو، به دنبال این مهارت باشید.

 

همه‌چیز را مستند کنید.

 

سعی کنید همه‌ی اطلاعات، دانش و فرایندهایی که باعث پیش‌برد کسب‌وکارتان می‌شود را هویت دهید. بعد یک چکیده‌ی واضح از سیستم‌ها و فرآیندها تنظیم کنید. بدین ترتیب بعد از شما نیز هر کسی قادر خواهد‌بود که این مدارک و مستندات را بازبینی کند و کار شما را ادامه دهد.

 

در مورد فرآیند برون‌سپاری وظایف فکر کنید.

 

Ramon Ray، نویسنده‌، سخن‌ران و کارآفرین معروف می‌گوید: «اگر می‌خواهید در انتخاب نماینده برای انجام وظایف موفق باشید، باید از نتایج آگاه باشید و آن‌گاه برای انتخاب فرد شایسته تصمیم بگیرید. »

قبل از محول کردن وظایف، در مورد فرایند انتخاب فرد نماینده فکر کنید. این همچنین شامل اطلاع از وظایفی است که می‌خواهید به دیگران بسپارید. این امر تا حد امکان باید شفاف باشد. دستورالعمل‌های ناواضح شما را فقط به شکست می‌کشاند. مطمئن شوید که کارها را به فرد مناسب آن می‌سپارید. نقاط قوّت و ضعف آن‌ها را بشناسید.

حتماً مطمئن شوید که کارمند موردنظر، همه‌ی ویژگی‌های لازم برای به انجام رساندن این کار را دارا می‌باشد. هرگونه دستورالعمل و اطلاعاتی را که موردنیاز او است، در اختیارش قرار دهید. و البته Deadlineهای معقولانه‌ای را تعیین کنید. در مورد خروجی کار آگاه باشید تا همان‌گونه که مورد انتظار شما می‌باشد کارها پیش‌رفته باشد.

 

از تکنولوژی بهره ببرید.

 

به کمک فناوری‌های روز مانند نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، شما از کارمندانی که روی پروژه کار می‌کنند و نحوه‌ی پیشرفت کارها اطلاع می‌یابید. این باعث می‌شود شما از مسئولیت‌های افراد آگاهی داشته باشید و همچنین زمان کارمند را صرف داشتن ملاقات و حرف‌زدن در مورد نحوه‌ و میزان پیشرفت نکنید.

همچنین از این فناوری برای استفاده در جهت اشتراک فرصت‌های آموزشی آن‌لاین برای تقویت مهارت‌های افراد تیم می‌توان بهره برد.

مهم‌تر از این‌ها، می‌توانید از کانال‌های اینترنتی مانند ایمیل، Slack و یا Teleconferences، برای مکالمات بیشتر، به اشتراک‌گذاری اطلاعات مفید و همکاری‌های بهتر استفاده کنید.

 

کارمندان را با سپردن مالکیت امور، تشویق کنید.

 

تشویق از طریق گسترش مالکیت در پروژه، یکی از بهترین راه‌ها برای تحریک کارمندان می‌باشد. وقتی شما وظیفه‌ای را به کسی می‌سپارید، کنترل کامل روی وظیفه را به او بدهید. به این معنی که به او این اجازه را می‌دهید که خودش تصمیم بگیرد که چگونه وظیفه‌اش را به انجام برساند و یا مسئله‌ای را حل کند. این همچنین با داشتن ویژگی‌هایی مانند روراست‌بودن و احترام گذاشتن و تلاش برای موفقیت افراد گروه، باعث افزایش اعتماد می‌شود.

شما می‌توانید این تشویق برای به‌دست‌گرفتن مالکیت امور را با استفاده از نمایندگان انجام بدهید؛ بدین ترتیب که به جای دستور دادن به آن‌ها، فقط آن‌ها را راهنمایی کنید و به آن‌ها یادآوری کنید که اهمیت کار آن‌ها برای رسیدن به نقشه‌ی راه تعیین شده به چه میزان است.

همچنین انتقال دادن بازخوردها به کارمندان باعث می‌شود آن‌ها از این طریق بتوانند خودشان را تقویت کنند.

 

حلقه‌ی بازخوردها را توسعه دهید.

 

برای مثال، به کارمندی که وظایفش را به خوبی انجام داده بگویید که کارش را خوب انجام داده است و از او تجلیل کنید. اگر او مشکلی دارد، به او راه‌کارهای سازنده‌ای را پیشنهاد دهید تا دفعه‌ی بعد بتواند کارش را بهتر انجام دهد.

همچنین شما نیز می‌خواهید در مورد نحوه‌ی کار کردن خودتان از زبان کارمندان، نظراتشان را بشنوید. نظراتی مانند این که آیا شما اطلاعات و منابع کافی را در اختیار آن‌ها قرار داده‌اید؟ آیا نمایندگان مناسبی را برای سپردن وظایف انتخاب کرده‌اید؟ با پرسیدن چنین پرسش‌هایی، شما می‌توانید در آینده بهتر تصمیم بگیرید.

اگر می‌خواهید زمان خود را صرف کارهای موردعلاقه‌اتان کنید، باید با انتخاب نمایند کنار بیایید. با فکر کردن به این که دیگران از پس چه کارهایی برمی‌آیند و از کجا بفهمیم آن‌ها بتوانند آن وظایف را به خوبی انجام دهند. می‌توانید به دلیل کلی وجود کسب‌وکارتان نیز فکر کنید.

 

برای دیدن منبع ، اینجا کلیک کنید.

 

 

پاسخ دهید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *